Cât de mult trebuie angajatorii să păstreze înregistrările salariale?

În conformitate cu legislația federală a Statelor Unite, angajatorii trebuie să păstreze înregistrările salariale ale angajaților sau foștilor angajați pentru o anumită perioadă de timp. Cu toate acestea, timpul variază în funcție de statutul la care vă referiți, ceea ce poate face să știți cât timp să păstrați confuzia înregistrărilor angajaților. Ținând cont de limitele de timp solicitate în cadrul fiecărui statut, precum și de înregistrările legate de salarizare pe care statutul le dorește să le păstrați și de ce, puteți dezvolta mai ușor un sistem care să țină evidența salariilor, atât timp cât legea cere.

Videoclipul zilei

Identificarea

Înregistrările salariale sunt, în general, înregistrări care se referă la orele pe care un angajat le lucrează și la salariile plătite, de muncă. În conformitate cu Legea privind standardele muncii corecte, înregistrările privind salariile includ informații privind ora și ziua în care începe fiecare săptămână de lucru; numărul de ore lucrate în fiecare zi lucrătoare și în fiecare săptămână de lucru; suma totală pe care angajatul a câștigat orele de lucru non-ore suplimentare; plata regulată pe oră pentru orice săptămână în care angajatul a lucrat ore suplimentare; totalul orelor suplimentare plătite pentru fiecare săptămână de lucru; sumele oricăror adăugări sau deduceri plătite săptămânal angajatului; suma totală plătită pentru fiecare perioadă de plată; și datele acoperite de fiecare perioadă de plată, conform Departamentului Muncii al SUA. Aceste informații trebuie marcate cu informațiile personale ale angajatului, inclusiv numele, adresa, ocupația și sexul. Dacă angajatul are mai puțin de 19 ani, include și data nașterii.

ADEA nu cere angajatorilor să păstreze înregistrările salariale în orice format specific, atâta timp cât înregistrările sunt disponibile atunci când EEOC le cere, conform EEOC. FLSA nu cere ca ceasurile de timp să fie folosite pentru a urmări orele angajaților, potrivit Departamentului Muncii al SUA. FLSA nu solicită ca înregistrările să fie păstrate într-un anumit format. Cu toate acestea, potrivit Departamentului Muncii al SUA, microfilmul sau banda perforată nu ar trebui folosită decât dacă angajatorul dispune și de echipamente pentru a face aceste formate ușor de citit.

Funcția

Scopul menținerii înregistrărilor salariale ale angajaților în conformitate cu Legea privind standardele muncii corecte este de a proteja drepturile salariaților la un salariu echitabil, potrivit Departamentului Muncii din SUA, inclusiv dreptul lucrătorilor nechemați la salariul minim și la plata orelor suplimentare. Înregistrările pot fi, de asemenea, folosite pentru a se asigura că angajatorul nu utilizează copii prea tineri pentru a lucra legal și că nu angajează copii care pot lucra legal pentru un număr ilegal de ore. Menținerea înregistrărilor în temeiul Legii privind discriminarea în funcție de vârstă în muncă este menită să garanteze că un angajat care descoperă că poate fi fost discriminat din cauza vârstei sale este capabil să găsească informațiile necesare pentru a dovedi sau respinge cererea ei, conform EEOC.

Considerații

În conformitate cu FLSA și ADEA, înregistrările privind salariile sunt în general păstrate timp de trei ani de la data încetării angajamentului, conform EEOC. ADEA, FLSA și alte statute pot solicita unui angajator să păstreze diferite porțiuni ale dosarului unui angajat pentru diferite perioade de timp. De exemplu, în timp ce ADEA cere ca înregistrările salariale să fie păstrate timp de trei ani, este necesar ca informațiile de bază despre angajat să fie păstrate doar un an, potrivit EEOC. Pentru a vă asigura că afacerea dvs. îndeplinește toate cerințele de păstrare a înregistrărilor, consultați un avocat calificat în domeniul muncii.